Is jouw kantoor aan vernieuwing toe? Begin dan niet zomaar elke ruimte in te richten. Een mooi interieur dat zowel medewerkers als bezoekers inspireert, start met een gestructureerde aanpak. Het is belangrijk om eerst alle informatie te verzamelen. In deze blog geven we enkele tips & tricks en kan je een volledige checklist downloaden. Zo begin je helemaal voorbereid aan de herinrichting van jouw kantoorinterieur.
Wie betrekken bij kantoorinrichting
De inrichting van je kantoor vertelt niet enkel wie jij als bedrijfsleider bent. Het straalt de visie, het DNA, de waarden en sfeer van jouw hele bedrijf uit. Bovendien moet het een plek zijn waar je werknemers zich goed in voelen. Betrek daarom zeker ook je medewerkers en vraag naar hun input. Zelfs externe partners hun input kan een heuse meerwaarde zijn, zeker indien je er vaak (live) mee samen werkt. Een semi-externe blik op je kantoor kan jou nieuwe, interessante inzichten geven. Hou daarnaast rekening met andere betrokkenen zoals directieleden en de eigenaar van het gebouw.
Start vanuit DNA
Het kan misschien geen kwaad om de visie en waarden van je bedrijf eens opnieuw te evalueren. Niet omdat ze per definitie verouderd zijn, wel omdat we in een steeds wijzigende maatschappij leven. Ook onze maatschappelijke visie verandert – en daarmee dus die van je medewerkers. Het is net daarom interessant om met hen een blik te werpen op de huidige waarden, om te zien of deze nog matchen met de echte ziel van het bedrijf. Als het ware je DNA opnieuw gaan bepalen, vanwaar je kantoorinrichting kan starten. Betrek dus zeker alle belangrijke stakeholders bij het bepalen van je bedrijfsidentiteit. Pas dan heb je een écht goede basis om je kantoorconcept op te bouwen.
Beoordeling van het huidige kantoorinterieur
Bij een herinrichting van jouw kantoor is het niet noodzakelijk om het hele interieur naar het containerpark te brengen. Begin met te bepalen welke meubels, decoratie, kunstwerken… je wil behouden. Hou vervolgens rekening met deze items en verwerk ze in het nieuwe kantoorconcept. Zijn er zaken die de medewerkers niet goed vinden? Neem deze feedback absoluut mee om in het nieuwe kantoorconcept te vermijden. Op die manier maak je de werkplek sowieso beter!
Beoogde gebruik van de kantoorruimte bepalen
Nadien ga je best per ruimte na wat het doel ervan is. Waarvoor gebruiken je medewerkers de ruimte voornamelijk? Denk maar aan brainstormen, vergaderen, individueel werken, concentratieruimte, drinks… Wees niet bang om in te spelen op trends zoals flexplekken, co-working spaces en creatieve vergaderruimtes. Bekijk daarnaast ook de technische behoeften voor de verschillende kantoorruimtes. Hou rekening met eventuele geluidsinstallaties, wifi, computers, projector, smartboards en verborgen kabels. Ook belangrijk: hou er rekening mee dat indien je behoeften voor je kantoor zijn gewijzigd, dit wel een impact heeft op het totaalplaatje. Denk maar aan nieuwe collega’s die je ook een plek moet geven binnen dezelfde ruimte: dit vraagt niet enkel ruimtelijke planning, maar ook nieuwe denkwijzen als bedrijf zelf.
Ontwikkel een moodboard
Via het moodboard breng je de identiteit van jouw bedrijf naar buiten en bepaal je jouw voorkeursstijl. Ga op zoek naar kleuren en materialen die jou wel en niet aanspreken. Dit maakt het makkelijker om de ontwerpstijlen te kiezen die mooi aansluiten bij de waarden van jouw bedrijf. Van traditioneel tot hedendaags, en van landelijk tot Scandinavisch strak.
Praktische voorbereiding
Hou dit zeker van in het begin al in je achterhoofd. Je moet rekening houden met je budget vanaf de start, net als met het gewenste tijdschema. Een verbouwing gaat altijd door verschillende stadia, en die moet je op voorhand inplannen. Je medewerkers zijn hier namelijk ook bij betrokken – op sommige momenten kan het kantoor zelfs gesloten zijn. De laatste stap van het hele traject is hoe je de nieuwe kantoorinrichting gaat meedelen aan iedereen, zowel intern als extern. Want uiteindelijk wil je zo’n project toch showen?
Stel een marketing plan op
Niet onbelangrijk: de communicatie over de vernieuwing van je kantoor. Dit gaat over zowel interne als externe communicatie. Communiceer op voorhand naar zowel medewerkers als klanten, partners … dat je een nieuw kantoorconcept in het leven roept. Betrek hen bij het proces, deel de vooruitgang en vooral: zorg voor een spetterende introductie van het eindresultaat. Naast digitale communicatie op je website, sociale media en e-mailmarketing kan je bijvoorbeeld ook een event organiseren om je nieuwe kantooromgeving in te wijden.
Download onze checklist om een vlotte kantoorinrichting voor jezelf te garanderen. Wens je meer uitleg over kantoorinterieur en bedrijfsconcepten? Aarzel niet om contact op te nemen, zo kijken we hoe Seven O jouw identiteit kan vertalen in een vernieuwd kantoor!